Leitfaden: Die größten Fehler bei der Digitalisierung in der Gastronomie und wie Sie sie vermeiden

Leitfaden: Die größten Fehler bei der Digitalisierung und wie Sie sie vermeiden

Die Digitalisierung bringt für die Gastronomiebranche viele Chancen mit sich, aber auch einige Herausforderungen. Um den digitalen Wandel erfolgreich zu meistern, ist es wichtig, typische Fehler zu vermeiden und die richtigen Schritte zu gehen. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, welche Fallstricke es gibt und wie Sie diese umgehen können, um die Digitalisierung in Ihrem Betrieb erfolgreich umzusetzen.

Checkliste: So gelingt die Digitalisierung in Ihrem Gastronomiebetrieb

1. Eine klare Strategie entwickeln

Herausforderung:

Viele Gastronomiebetriebe starten die Digitalisierung ohne eine durchdachte Strategie. Das kann dazu führen, dass Technologien unkoordiniert eingeführt werden und nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen. Häufig werden Systeme oder Tools angeschafft, die nicht aufeinander abgestimmt sind, was zu ineffizienten Abläufen und erhöhten Kosten führen kann. Außerdem fehlt oft eine klare Zielsetzung, was genau mit der Digitalisierung erreicht werden soll.

Lösung:

Eine durchdachte Digitalisierungsstrategie hilft Ihnen, Ihre Ziele klar zu definieren und eine strukturierte Vorgehensweise zu entwickeln. So setzen Sie Ihre Ressourcen gezielt ein und vermeiden teure Fehlentscheidungen.

• Ziele definieren:
  • Überlegen Sie, welche konkreten Ziele Sie mit der Digitalisierung erreichen möchten. Mögliche Ziele könnten sein:
    • Effizienzsteigerung: Automatisierung von Arbeitsabläufen, Reduzierung von Fehlern und Zeitaufwand, Verbesserung der internen Kommunikation.
    • Bessere Kundenerlebnisse: Einführung von Online-Reservierungssystemen, digitale Speisekarten, mobile Zahlungsmöglichkeiten.
    • Umsatzwachstum: Einführung von Upselling-Tools, gezielte Marketingkampagnen durch personalisierte Angebote oder Loyalty-Programme.
    • Mitarbeiterentlastung: Automatisierte Bestellsysteme, digitale Schichtplanung oder Lagerverwaltung zur Optimierung der Arbeitslast.
• Prioritäten setzen:
  • Legen Sie fest, welche Bereiche Ihres Betriebs zuerst digitalisiert werden sollen. Dies könnten die Bereiche sein, in denen der größte Verbesserungsbedarf besteht oder die den größten Einfluss auf die Effizienz und Kundenzufriedenheit haben.
    • Kassensysteme: Integrierte Lösungen, die Bestellungen, Zahlungen und Lagerverwaltung verbinden.
    • Reservierungssysteme: Online-Reservierungen und digitale Wartelistenverwaltung, um den Gästefluss besser zu steuern.
    • Kommunikation und Teamkoordination: Tools für die interne Kommunikation und Schichtplanung, die reibungslose Abläufe gewährleisten.
    • Marketing und Kundenbindung: Digitale Tools für die Verwaltung von Treueprogrammen und personalisierte Marketingaktionen.
  • Erstellen Sie eine Liste der geplanten Digitalisierungsprojekte und ordnen Sie diese nach Priorität und Dringlichkeit. Dies hilft, die Umsetzung strukturiert und zielgerichtet anzugehen.
• Plan erstellen:
  • Entwickeln Sie einen detaillierten Digitalisierungsplan, der alle Schritte und Verantwortlichkeiten beinhaltet. Der Plan sollte klare Meilensteine und Zeitvorgaben enthalten, damit Sie den Fortschritt überwachen können.
    • Projektstruktur: Definieren Sie für jedes Digitalisierungsprojekt einen Verantwortlichen und ein Team. Klären Sie die Aufgaben und Zuständigkeiten klar ab.
    • Ressourcenplanung: Stellen Sie sicher, dass ausreichend Ressourcen (Zeit, Budget, Personal) für die Umsetzung der Projekte zur Verfügung stehen.
    • Zeitleiste und Meilensteine: Legen Sie fest, bis wann bestimmte Projekte abgeschlossen sein sollen, und definieren Sie klare Meilensteine, die den Fortschritt der Digitalisierung dokumentieren.
    • Kommunikationsplan: Planen Sie regelmäßige Besprechungen, um den Fortschritt zu überprüfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Anpassungen am Plan vorzunehmen.
    • Risikomanagement: Identifizieren Sie mögliche Risiken (z.B. hohe Kosten, technische Probleme) und entwickeln Sie Strategien zur Risikominimierung.
• Erfolgskontrolle und Anpassungen:
  • Messen Sie regelmäßig die Fortschritte Ihrer Digitalisierungsvorhaben und prüfen Sie, ob die gesetzten Ziele erreicht werden.
  • Passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf an. Digitalisierung ist ein dynamischer Prozess, der ständige Anpassungen und Verbesserungen erfordert.

Check:

• Ziele definieren: Überlegen Sie, was Sie mit der Digitalisierung erreichen möchten, z. B. Effizienzsteigerung, bessere Kundenerlebnisse oder Umsatzwachstum.
• Prioritäten setzen: Legen Sie fest, welche Bereiche zuerst digitalisiert werden sollen. Erstellen Sie einen klaren Zeitplan und definieren Sie Meilensteine.
• Plan erstellen: Entwickeln Sie einen detaillierten Plan, der alle Schritte und Verantwortlichkeiten beinhaltet.

Eine gut durchdachte Strategie ist der Grundstein für eine erfolgreiche digitale Transformation.“ – LUSINI Digital

2. Die richtigen Technologien auswählen

Herausforderung:

Die Auswahl der passenden Technologien ist einer der wichtigsten, aber auch schwierigsten Schritte bei der Digitalisierung. Oftmals investieren Gastronomiebetriebe in Systeme, die nicht ihren spezifischen Anforderungen entsprechen, schwer integrierbar sind oder sich nicht an das zukünftige Wachstum des Betriebs anpassen lassen. Fehlentscheidungen bei der Technologieauswahl führen zu ineffizienten Prozessen, zusätzlichen Kosten und im schlimmsten Fall zum Scheitern des Digitalisierungsprojekts.

Zusätzlich besteht die Gefahr, dass Betriebe von der Vielzahl an verfügbaren Lösungen überwältigt werden und aus Mangel an Wissen oder Zeit „die erstbeste“ oder am stärksten beworbene Lösung wählen. Das Ergebnis sind häufig Insellösungen, die nicht miteinander kompatibel sind und keine durchgängigen Prozesse ermöglichen.

Lösung:

Um die passenden Technologien auszuwählen, müssen die betrieblichen Anforderungen genau analysiert und die Technologieauswahl strategisch getroffen werden. Es ist wichtig, Systeme zu wählen, die nicht nur aktuelle Bedürfnisse abdecken, sondern auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigen. LUSINI Digital steht Ihnen hierbei beratend zur Seite, um die optimale Lösung für Ihren Betrieb zu finden.

• Anforderungen analysieren:
  • Bedarfsanalyse durchführen: Ermitteln Sie genau, welche Funktionen Ihre neuen Technologien erfüllen müssen. Denken Sie dabei an alle Aspekte Ihres Betriebs:
    • Kassensysteme: Soll das Kassensystem auch Bestellungen aufnehmen, Zahlungen verarbeiten und die Lagerhaltung überwachen können? Welche Berichte und Analysen benötigen Sie?
    • Bestell- und Reservierungssysteme: Wie sollen Bestellungen und Reservierungen verwaltet werden? Ist eine Integration in ein CRM-System gewünscht?
    • Mitarbeiter-Tools: Benötigen Sie ein Tool zur Dienstplanung oder zur internen Kommunikation?
  • Zukunftsfähigkeit prüfen: Berücksichtigen Sie nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen, sondern auch mögliche zukünftige Entwicklungen. Planen Sie beispielsweise Erweiterungen, neue Filialen oder zusätzliche Dienstleistungen? Ihre gewählte Technologie sollte skalierbar sein, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.
  • Benutzerfreundlichkeit: Achten Sie darauf, dass die Technologie intuitiv und leicht verständlich ist, damit Ihre Mitarbeiter ohne großen Schulungsaufwand damit arbeiten können.
• Beratung einholen:
  • Expertenrat nutzen: LUSINI Digital bietet Ihnen eine umfassende Beratung und unterstützt Sie bei der Auswahl der passenden Technologien. Unsere Experten kennen die Anforderungen der Gastronomie und helfen Ihnen dabei, die optimale Lösung für Ihren Betrieb zu finden.
  • Hersteller vergleichen: Lassen Sie sich von verschiedenen Anbietern beraten und vergleichen Sie deren Angebote. Achten Sie dabei nicht nur auf den Preis, sondern auch auf den Service, die Supportmöglichkeiten und die Zukunftsfähigkeit der Systeme.
  • Referenzen prüfen: Sprechen Sie mit anderen Gastronomiebetrieben, die ähnliche Systeme nutzen. So bekommen Sie ein realistisches Bild von den Vor- und Nachteilen der jeweiligen Lösung.
• Kompatibilität sicherstellen:
  • Systemintegration prüfen: Achten Sie darauf, dass Ihre neuen Systeme problemlos mit bestehenden Anwendungen und Tools (z. B. Buchhaltung, Lagerverwaltung, CRM) integriert werden können. Dies vermeidet doppelte Dateneingaben und erleichtert die Automatisierung von Prozessen.
  • Schnittstellen (APIs) nutzen: Wählen Sie Systeme, die offene Schnittstellen (APIs) bieten. So können Sie verschiedene Anwendungen miteinander verbinden und einen reibungslosen Informationsaustausch sicherstellen.
  • Testlauf durchführen: Bevor Sie eine neue Technologie vollständig einführen, sollten Sie diese in einem begrenzten Rahmen testen. So erkennen Sie frühzeitig mögliche Probleme bei der Integration und Nutzung.
• Langfristige Planung und Investition:
  • Total Cost of Ownership (TCO) berücksichtigen: Berücksichtigen Sie nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die laufenden Kosten für Wartung, Updates und Schulungen. Billigere Systeme können langfristig höhere Kosten verursachen, wenn sie ständig angepasst oder erweitert werden müssen.
  • Erweiterungsfähigkeit: Prüfen Sie, ob die gewählte Technologie mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Sind weitere Module oder Funktionen verfügbar, wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern? Lassen sich zusätzliche Nutzer oder Geräte problemlos hinzufügen?
  • Support und Updates: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter regelmäßige Updates bereitstellt und einen verlässlichen Support bietet. LUSINI Digital arbeitet mit zuverlässigen Technologiepartnern zusammen, die nicht nur stabile Systeme, sondern auch einen umfassenden Support bieten, um die Funktionsfähigkeit Ihrer Systeme langfristig sicherzustellen.
• Sicherheitsaspekte beachten:
  • Datensicherheit: Achten Sie darauf, dass die gewählten Systeme den aktuellen Datenschutzbestimmungen entsprechen. Insbesondere bei cloudbasierten Lösungen ist es wichtig, dass die Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert werden.
  • Zugriffsrechte: Implementieren Sie klare Regeln und Prozesse für den Zugriff auf Ihre digitalen Systeme. Jeder Nutzer sollte nur die Daten und Funktionen sehen, die er für seine Arbeit benötigt.
• Mitarbeiter einbeziehen:
  • Bedarfsanalyse gemeinsam durchführen: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Auswahlprozess ein. Sie haben oft wertvolle Einblicke in die praktischen Anforderungen und können dazu beitragen, dass die neue Technologie im Alltag akzeptiert und effektiv genutzt wird.
  • Feedback zur Benutzerfreundlichkeit: Testen Sie neue Systeme gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern und sammeln Sie Feedback zur Benutzerfreundlichkeit und Praxistauglichkeit.

LUSINI Digital steht Ihnen während des gesamten Auswahlprozesses beratend zur Seite. Unsere Experten unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer Bedürfnisse, der Auswahl der passenden Technologie und der Implementierung in Ihren Betrieb. Durch die sorgfältige Auswahl und Integration passender Technologien legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Digitalisierung Ihres Gastronomiebetriebs. So vermeiden Sie kostspielige Fehlentscheidungen und schaffen die Basis für effiziente und reibungslose Prozesse.

Mit einer gezielten Auswahl der richtigen Technologien schaffen Sie die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung. LUSINI Digital unterstützt Sie dabei, die passenden Lösungen für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden und umzusetzen.“ – LUSINI Digital

Check:

• Anforderungen analysieren: Ermitteln Sie, welche Funktionen Ihre neuen Systeme haben müssen (z. B. Kassensystem mit integrierter Bestellverwaltung).
• Beratung einholen: Lassen Sie sich von Experten beraten, welche Technologien am besten zu Ihren Anforderungen passen.
• Kompatibilität sicherstellen: Achten Sie darauf, dass alle Systeme miteinander kommunizieren können, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.

3. Mitarbeiter schulen und einbeziehen

Herausforderung:

Unzureichend geschulte Mitarbeiter können den Erfolg der Digitalisierung erheblich beeinträchtigen. Neue Technologien werden oft als Bedrohung oder unnötige Veränderung wahrgenommen, was zu Skepsis, Widerstand und letztlich zu einer ineffizienten Nutzung der Systeme führen kann. Wenn Mitarbeiter die neuen Tools nicht verstehen oder nicht effektiv nutzen können, werden die Vorteile der Digitalisierung nicht ausgeschöpft. Zudem kann eine schlechte Vorbereitung zu Fehlern in den Arbeitsprozessen führen, was die Effizienz und Kundenzufriedenheit beeinträchtigt.

Lösung:

Eine umfassende Schulung und frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter ist entscheidend, um die Akzeptanz und den erfolgreichen Einsatz neuer Technologien zu gewährleisten. So schaffen Sie die Grundlage dafür, dass Ihr Team die neuen Systeme versteht, motiviert damit arbeitet und die digitalen Werkzeuge optimal nutzt.

• Schulungen anbieten:
  • Einführungsschulungen vor der Systemeinführung: Bevor neue Systeme eingeführt werden, sollten Sie gezielte Schulungen anbieten. Erläutern Sie, welche neuen Funktionen und Arbeitsabläufe die Technologie bietet und wie sie genutzt werden soll.
  • Praxisorientierte Trainings: Nutzen Sie reale Szenarien aus dem Arbeitsalltag, um die Schulungen praxisnah zu gestalten. Dies erleichtert das Verständnis und die Anwendung der neuen Technologien im täglichen Betrieb.
  • Regelmäßige Auffrischungskurse: Bieten Sie regelmäßig Auffrischungskurse an, um das Wissen Ihrer Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand zu halten. Neue Funktionen oder Updates der Systeme sollten ebenfalls durch Schulungen begleitet werden.
  • E-Learning und Webinare: Ergänzen Sie Ihre Schulungsangebote mit digitalen Lernformaten wie E-Learning-Modulen oder Webinaren, die Mitarbeiter flexibel nutzen können.
• Mitarbeiter einbeziehen:
  • Frühzeitige Information: Informieren Sie Ihr Team frühzeitig über geplante Änderungen und den Grund für die Einführung neuer Systeme. Erklären Sie, wie die Digitalisierung die Arbeitsabläufe erleichtern und verbessern wird.
  • Motivation und Akzeptanz fördern: Binden Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in den Digitalisierungsprozess ein. Erklären Sie, welche Vorteile die neuen Technologien bieten und wie sie die tägliche Arbeit erleichtern. Zeigen Sie den Mehrwert der Digitalisierung sowohl für den Betrieb als auch für die individuellen Arbeitsbereiche auf.
  • Einbeziehung bei der Auswahl: Holen Sie sich Feedback von Ihrem Team, welche Anforderungen und Wünsche es an die neuen Systeme hat. Wenn Mitarbeiter in den Auswahlprozess einbezogen werden, steigt die Akzeptanz für die Veränderungen.
• Rückmeldungen berücksichtigen:
  • Feedbackrunden organisieren: Führen Sie nach der Einführung regelmäßige Feedbackrunden durch, um die Erfahrungen und Herausforderungen der Mitarbeiter zu besprechen. So können Sie frühzeitig Probleme erkennen und beheben.
  • Schulungen anpassen: Passen Sie Schulungsinhalte und -methoden basierend auf dem Feedback Ihrer Mitarbeiter an. Wenn bestimmte Themen nicht ausreichend verstanden wurden, sollten Sie diese nochmals intensiv behandeln.
  • Offene Kommunikation fördern: Schaffen Sie eine Kultur der offenen Kommunikation, in der Mitarbeiter jederzeit Fragen stellen und Verbesserungsvorschläge einbringen können. Dies fördert das Vertrauen und die Akzeptanz neuer Technologien.

Check:

• Schulungen anbieten: Führen Sie Schulungen durch, bevor neue Systeme eingeführt werden. Bieten Sie auch regelmäßige Auffrischungskurse an.
• Mitarbeiter einbeziehen: Informieren Sie Ihr Team frühzeitig über geplante Änderungen und binden Sie es aktiv in den Prozess ein, um Akzeptanz zu fördern.
• Rückmeldungen berücksichtigen: Holen Sie regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeitern ein und passen Sie die Schulungen und Systeme bei Bedarf an.

Gut geschulte Mitarbeiter sind der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung. Nur wer die Technik versteht, kann sie auch optimal nutzen.“ – LUSINI Digital

4. Systeme integrieren und Daten sichern

Herausforderung:

Ein häufiger Fehler ist die fehlende Integration neuer Technologien in bestehende Systeme. Dies führt zu ineffizienten Abläufen und erhöhtem Arbeitsaufwand. Zudem wird die Datensicherheit oft vernachlässigt.

Check:

• Systeme vernetzen: Stellen Sie sicher, dass alle digitalen Systeme miteinander kompatibel sind, z. B. Kassensysteme mit Buchhaltung und Lagerverwaltung.
• Daten sichern: Implementieren Sie Maßnahmen zur Datensicherheit, wie regelmäßige Backups und verschlüsselte Übertragungen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im sicheren Umgang mit sensiblen Daten.

5. Kontinuierliche Anpassung und Weiterentwicklung

Herausforderung:

Die digitale Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Stillstand führt dazu, dass Ihr Betrieb langfristig den Anschluss verliert.

Check:

• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre digitalen Systeme und Prozesse. Gibt es neue Technologien, die für Ihren Betrieb relevant sein könnten?
• Flexibilität bewahren: Seien Sie offen für Anpassungen und Veränderungen, um Ihre Prozesse ständig zu optimieren und auf dem neuesten Stand zu halten.
• Feedback nutzen: Sammeln Sie regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeitern und Kunden, um die Leistung Ihrer digitalen Lösungen zu bewerten.

Fazit: So meistern Sie die Digitalisierung erfolgreich

Die Digitalisierung in der Gastronomie bietet große Chancen, erfordert aber auch eine gründliche Planung und eine kontinuierliche Anpassung. Mit einer klaren Strategie, der richtigen Technologieauswahl und geschulten Mitarbeitern schaffen Sie die Grundlage für eine erfolgreiche digitale Transformation.

Tipp: LUSINI Digital unterstützt Sie mit maßgeschneiderten Softwarelösungen und kompetenter Beratung. So finden Sie genau die Systeme, die zu Ihrem Betrieb passen und Ihre Prozesse optimal unterstützen. Erfahren Sie mehr über unsere digitalen Lösungen!