E-Rechnung: Pflicht für die Gastronomie ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind auch Gastronomiebetriebe verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im strukturierten Format auszustellen. Die Regelung gehört zum Wachstumschancengesetz. Sie soll die Digitalisierung stärken, Prozesse einfacher gestalten und mehr Transparenz schaffen.

Was bedeutet das für die Gastronomie, und wie können Betriebe sich optimal darauf vorbereiten? Besonders wichtig ist die Einhaltung der Vorschriften nach § 14 UStG. Diese Regeln betreffen die richtige Ausstellung und Berichtigung von Rechnungen.

Hintergrund und Einführung

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für alle Unternehmen mit B2B-Geschäften verpflichtend. Diese Initiative soll den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern vereinfachen und die Rechnungsprozesse optimieren.

Die E-Rechnung hilft, effizienter zu arbeiten. Sie reduziert Fehler, verbessert die Transparenz und beschleunigt die Rechnungsbearbeitung. Das ist ein großer Vorteil für die Gastronomie.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine normale PDF-Datei. Sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz.

Meistens ist sie im XML-Format. So kann sie automatisch verarbeitet werden. In Deutschland sind zwei Formate gebräuchlich:

XRechnung (standardisiert, v.a. für öffentliche Auftraggeber)
ZUGFeRD (PDF + eingebetteter XML-Datensatz)

Diese Formate entsprechen der EU-Norm EN 16931, was Rechts- und Verarbeitungssicherheit gewährleistet.

Warum ist die E-Rechnung Pflicht auch für Gastronomie-Unternehmen?

In der Gastronomie ist Effizienz ein entscheidender Faktor. Gäste erwarten schnelle und unkomplizierte Abläufe – das gilt nicht nur für den Service, sondern auch für die Abrechnung. Die Einführung der E-Rechnung bietet hier zahlreiche Vorteile:

Schnellere Prozesse: Rechnungen können direkt elektronisch weiterverarbeitet werden, ohne manuelle Eingabe.
Kostenreduktion: Papier und Portokosten entfallen, ebenso wie potenzielle Fehler durch manuelle Übertragungen.
Nachhaltigkeit: Digitale Rechnungen schonen die Umwelt, was insbesondere umweltbewusste Gäste schätzen.

Für Gastronomen ist die Umstellung eine Chance. Sie können die Effizienz steigern und sich modern positionieren. Im B2B-Sektor müssen rechtliche Bestimmungen eingehalten werden, einschließlich neuer Regelungen wie Berichtssysteme für grenzüberschreitende Transaktionen.

Was ändert sich ab 2025 mit der E-Rechnungspflicht?

Bislang konnten Gastronomiebetriebe Rechnungen in Papierform oder als unstrukturiertes PDF versenden. Ab 2025 gelten diese Formate als „sonstige Rechnungen“. Sie erfüllen dann nicht mehr die Anforderungen für eine E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar sein und in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.

Beispiele für zulässige Formate:

XRechnung: Besonders geeignet für die öffentliche Verwaltung und B2B-Transaktionen.
ZUGFeRD: Ein Format, das eine PDF-Datei mit strukturierten Daten kombiniert.

Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD sind entscheidend, da sie die neuen Anforderungen erfüllen und den europäischen Standards entsprechen.

Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen, die B2B-Geschäfte machen, elektronische Rechnungen in einem bestimmten Format erstellen. Diese E-Rechnungspflicht gewährleistet maschinenlesbare, standardisierte Rechnungen und steigert die Effizienz sowie Genauigkeit im Rechnungswesen.

Unternehmen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, riskieren Strafen. Gastronomen sollten ihre Systeme rechtzeitig anpassen. So können sie die Vorgaben einhalten und Strafen vermeiden.

Welche gastronomischen Betriebe sind betroffen?

Die Regelung betrifft alle gastronomischen Betriebe, die Dienstleistungen für andere Unternehmen (B2B) erbringen. Ab 2025 müssen Unternehmer E-Rechnungen empfangen und ausstellen, um das Umsatzsteuergesetz zu erfüllen und Vorsteuerabzüge zu sichern.

Dazu gehören unter anderem:

Caterer, die Veranstaltungen für Unternehmen organisieren.
Restaurants und Cafés, die Geschäftsessen oder Konferenzen abrechnen.
Hotel-Restaurants, die Leistungen an Firmenkunden erbringen.

Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, ebenso wie Rechnungen für Kleinbeträge unter 250 Euro.

Ausstellung und Empfang von E-Rechnungen

E-Rechnungen können auf verschiedene Arten ausgestellt und empfangen werden. Man kann sie per E-Mail senden. Sie können auch über eine Schnittstelle oder in einem zentralen Speicher bereitgestellt werden.

Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung eines Internetportals. So werden die Bedürfnisse der Unternehmen erfüllt.

Wichtig ist, dass die E-Rechnung elektronisch vorliegt. Sie sollte in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. Diese Formate gewährleisten maschinenlesbare, standardisierte Rechnungen, die elektronische Bearbeitung und höhere Effizienz im Rechnungswesen fördern.

Vorteile der E-Rechnung für Gastronomen

Die Umstellung sieht auf den ersten Blick nach mehr Arbeit aus. Doch langfristig profitieren Gastronomen von der E-Rechnung.

Zeitersparnis: Digitale Rechnungen reduzieren die Bearbeitungszeit erheblich.
Fehlerfreiheit: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko von Eingabefehlern.
Imageaufwertung: Moderne Technologien vermitteln Gästen und Geschäftspartnern ein professionelles Bild.
Steuerliche Vorteile: Eine klare digitale Dokumentation erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt.

Herausforderungen für gastronomische Betriebe

Technische Anpassungen

Viele Kassensysteme und Buchhaltungsprogramme müssen für die E-Rechnung aktualisiert werden. Gastronomen sollten rechtzeitig prüfen, ob ihre Software die technischen Anforderungen erfüllt und bei Bedarf aufrüsten.

Übergangsfristen

Bis Ende 2026 können Gastronomiebetriebe noch „sonstige Rechnungen“ verwenden, z. B. ein PDF.

Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben sogar bis Ende 2027 Zeit, die Umstellung abzuschließen. PDF-Rechnungen sind lesbar, während E-Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Mitarbeiterschulungen

Damit die Umstellung reibungslos verläuft, ist es wichtig, dass das Personal den Umgang mit der neuen Technologie versteht. Schulungen zu den neuen Prozessen und gesetzlichen Vorgaben sind unverzichtbar. Es ist wichtig, dass die Informationen richtig und vollständig sind. So kann die Einhaltung der Gesetze sichergestellt werden.

Rechnungsberichtigung und Vorsteuerabzug

E-Rechnungen können bei Fehlern vom Aussteller berichtigt werden. Wichtig: Der Vorsteuerabzug ist nur bei E-Rechnungen möglich, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Gastronomen müssen daher sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen korrekt und gesetzeskonform sind.

Praxisbeispiele: Wie die E-Rechnung Prozesse in der Gastronomie erleichtert

Die E-Rechnung bietet in der Gastronomie praktische Vorteile im Alltag:

Optimierter Bezahlprozess: Moderne Kassensysteme wie leafsystems oder orderbird erstellen Rechnungen direkt im E-Format (XRechnung, ZUGFeRD). Dies ermöglicht eine automatische Weiterverarbeitung und sichert den Vorsteuerabzug.
Integration für alle Betriebsgrößen: Kleine Cafés und große Restaurants profitieren von digitalen Kassensystemen. So wird die Rechnungserstellung einfacher und die Buchhaltung leichter.
Flexibilität und Transparenz: Besonders Catering-Unternehmen profitieren von schneller elektronischer Abrechnung. Kassensysteme wie degaso Gastrokasse garantieren dabei Manipulationssicherheit und vereinfachen Betriebsprüfungen.

So bereiten sich Gastronomen vor

Systeme prüfen: Stelle sicher, dass Deine Kassensysteme und Buchhaltungssoftware die Anforderungen der E-Rechnung erfüllen.
Software aktualisieren: Investiere in kompatible Lösungen, die Formate wie XRechnung unterstützen.
Mitarbeiter schulen: Sorge dafür, dass Dein Team die neuen Prozesse versteht und anwenden kann.
Partner informieren: Kläre mit Geschäftskunden, welche Formate bevorzugt werden.

Ausnahmen und Übergangsregelungen

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für alle Unternehmen und Rechnungen. Wichtige Ausnahmen und Übergangsregelungen sind zu beachten:

Kleinunternehmer unter einer bestimmten Umsatzgrenze sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für Rechnungen vor dem 1. Januar 2025 gilt die alte Rechtslage weiter.

Es gibt eine Übergangsfrist bis Ende 2026 für Papierrechnungen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR haben sogar bis Ende 2027 Zeit für die Umstellung. Diese Regelung ermöglicht besonders kleinen Betrieben eine schrittweise Anpassung ihrer Systeme.

Zukunft und Ausblick

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Die Europäische Kommission plant ein transaktionsbezogenes Meldesystem, das den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern vereinfacht.

Die E-Rechnung wird auch für den internationalen Handel immer bedeutender. Unternehmen profitieren von schnellerer und effizienterer Rechnungsabwicklung, besonders bei grenzüberschreitenden Geschäften. Gastronomen und andere Unternehmer sollten sich frühzeitig auf die digitale Transformation vorbereiten. So können sie die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung besser nutzen.

Fazit

Die verpflichtende E-Rechnung ab 2025 digitalisiert die Gastronomie weiter. Gastronomen profitieren durch effizientere Abläufe, weniger Fehler und bessere Zusammenarbeit mit Geschäftskunden. Detaillierte Informationen findest Du beim Bundesfinanzministerium.

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