Inventur: Das Rückgrat der Warenwirtschaft in Gastronomie und Hotellerie

Mit der richtigen Inventur-App und digitaler Warenwirtschaft den Lagerbestand im Blick behalten

📌 Expertenbeitrag von unserem Softwarepartner BarBrain – vereinfacht die Inventur für Gastronomen und Hoteliers.

Inventur – oft als leidige Pflicht abgetan – ist in Wahrheit das Rückgrat einer funktionierenden Warenwirtschaft. Ohne eine präzise Bestandsaufnahme fehlt die Basis für fundierte Entscheidungen. Kurz gesagt: Eine zuverlässige Inventur ist unverzichtbar, um den Betrieb auf Kurs zu halten und Verluste zu vermeiden.

Risiken und Probleme ohne regelmäßige Inventur

Ohne regelmäßige Inventur drohen in gastronomischen Betrieben erhebliche Risiken: Fehlende Bestandskontrolle führt dazu, dass Verluste unentdeckt bleiben und Engpässe überraschend auftreten. So kann es passieren, dass ein beliebter Wein oder eine Spirituose genau am Wochenende ausverkauft ist, weil der tatsächliche Lagerbestand überschätzt wurde – ein Ärgernis für Gäste und Umsatz.

Gleichzeitig bleiben unsichtbare Verluste oft lange verborgen. Der Verlust durch Diebstahl oder falschen Verbrauch wird erst am Monatsende bemerkt. Das passiert, wenn der Soll-Bestand nicht mit dem Ist-Bestand übereinstimmt.

Wer keine regelmäßigen Inventuren durchführt, weiß schlicht nicht, wo Waren fehlen oder im Übermaß lagern. Überbestände verstopfen das Lager und binden Kapital, nur um am Ende womöglich als verdorbener Abfall entsorgt zu werden.

Jede weggeworfene Lebensmittelcharge bedeutet nicht nur finanziellen Verlust, sondern belastet auch unnötig die Umwelt. Eine fehlende oder unzureichende Lebensmittelkontrolle verschärft das Problem zusätzlich. Kurz gesagt: Fehlende oder seltene Inventuren machen das Lager zur gefährlichen Blackbox. Das hat direkte negative Folgen für den Gewinn, die Kostenkontrolle und die Betriebsabläufe.

Typische Herausforderungen: Schwund, Fehlkalkulationen, Verderb & Co.

Unterbleiben Inventuren oder werden Bestände nur sporadisch erfasst, drohen erhebliche Risiken für den Betrieb:

Schwund & Diebstahl

In Restaurants und Hotels kommt es immer wieder vor, dass Bestände „verschwinden“. Sei es durch Diebstahl im eigenen Team, unbemerkte Entnahmen durch Dritte oder Verluste wie zerbrochene Flaschen – all das fällt unter Inventurschwund.

Studien schätzen, dass bis zu 75 % aller Inventurverluste auf Diebstahl (direkt oder indirekt) zurückzuführen sind. Nach dem Motto „Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser“ gilt daher regelmäßig: Inventur durchführen und auf fehlende Ware überprüfen. Ohne dieses Korrektiv bleiben unautorisierte Entnahmen oder auch großzügiges Verschenken von Drinks unentdeckt – was direkt den Gewinn schmälert.

Fehlkalkulationen

Wer Bestände nicht genau erfasst, arbeitet zwangsläufig mit ungenauen Annahmen. Manche Gastronom:innen verlassen sich auf ihr Augenmaß und glauben, ein Gefühl für die Lagerbestände zu haben – doch Intuition ist kein Ersatz für reale Daten.

Einen Lagerbestand zu erfassen, ist nicht so einfach. So werden beispielsweise Zutaten über- oder unterschätzt und Bestellungen falsch dimensioniert. Die Folgen sind Überbestellungen und plötzliche Engpässe. Diese treten auf, wenn ein Artikel schneller verbraucht wird als gedacht.

Auch bei der Rezeptkalkulation können falsche Annahmen teuer sein. Wenn mehr Ware verbraucht wird als geplant, gerät die Kalkulation ins Wanken – z.B. durch ungenaue Portionsgrößen oder ungenaues Arbeiten passieren. Ohne präzise Zahlen aus Inventuren merken Betriebe oft erst spät, dass die Warenkosten längst die geplanten Werte überschreiten. Eine regelmäßige Inventur deckt solche Abweichungen auf und verhindert, dass man sprichwörtlich im Dunkeln wirtschaftet.

Verderb von Lebensmitteln

Gerade im Food-Bereich führt fehlende Bestandskontrolle schnell zu verdorbenen Waren. Wenn kein klarer Überblick besteht, lagern Produkte zu lange und überschreiten ihr Haltbarkeitsdatum. Das Resultat: verwertbare Lebensmittel landen unnötig im Müll – was finanziell schmerzt und zudem vermeidbar wäre.

Lebensmittelverschwendung zu vermeiden ist in der Branche ein großes Thema: Schätzungen zufolge ist die Gastronomie für rund 40 % der weggeworfenen Lebensmittel weltweit verantwortlich. Regelmäßige Bestandsaufnahmen helfen, diese Quote zu senken, indem Überbestände früh erkannt und durch angepasste Einkaufspläne vermieden werden. Wer jede Woche seine wichtigsten Zutaten auflistet, sieht rechtzeitig, welche Waren bald verbraucht werden. So kann man entscheiden, was man nicht mehr bestellen sollte und dem Verderb wird proaktiv vorgebeugt.

Kapitaleinbußen durch gebundenes Lager

Im Lager steckt bares Geld. Fehlende Inventur führt oft dazu, dass Kapital ineffizient genutzt wird. Das kann durch zu hohe Bestände oder unbemerkte Verluste geschehen.

Es gilt die Warenkosten zu senken. Gerade in Zeiten steigender Einkaufspreise ist es fatal, mehr Ware einzukaufen als benötigt und diese dann verfallen zu lassen. Jede Fehlinvestition ins Lager ist Geld, das an anderer Stelle fehlt. Man könnte viele Euros, die in überschüssigen oder verdorbenen Waren stecken, besser nutzen. Man könnte in Qualitätsverbesserungen, Mitarbeiterlöhne oder Gästeservice investieren.

Expertenmeinung zur Inventur

Experten beobachten: Rund 75 % der Gastronomiebetriebe kämpfen mit zu hohen Lebensmittelkosten und geringem Profit. Nur etwa 25 % agieren erfolgreich, indem sie konsequent Zeit in eine permanente Inventur investieren. Der Unterschied zeigt sich direkt in der Liquidität und Rentabilität. Ein optimierter Lagerbestand durch Inventur bedeutet, nur das Nötige gebunden zu haben und Verluste schnell aufzudecken – ein entscheidender Faktor für gesunde Finanzen im Betrieb.

Warum regelmäßige Inventur gegen Datenlücken schützt

Klassische Warenwirtschafts- und Kassensysteme in der Gastronomie funktionieren nur so gut, wie die Datenbasis, die ihnen zugrunde liegt. Wird die Inventur vernachlässigt, entsteht eine gefährliche Datenlücke: Das System kennt zwar die getätigten Bestellungen beim Lieferanten und die erfassten Verkäufe an den Gast, nicht jedoch die tatsächlich noch vorhandenen Mengen im Lager.

Ohne den Abgleich durch Inventurdaten arbeiten viele Warenwirtschaftssysteme mit theoretischen Beständen – die Praxis sieht jedoch oft anders aus. Verbrauch, Diebstahl, Bruch und Verderb führen dazu, dass der tatsächliche Ist-Bestand geringer ist als der Soll-Bestand auf dem Papier.

Bleibt dieser Unterschied unentdeckt, sind sämtliche Auswertungen ungenau: automatische Bestellvorschläge, Kostenberechnungen und Lagerwertangaben stimmen nicht mehr. So kann es vorkommen, dass das System keinen neuen Kaffee bestellt, weil laut Daten noch genug da sein müsste. In Wirklichkeit ist das Regal aber schon leer. Umgekehrt werden womöglich Einkäufe getätigt, die gar nicht nötig gewesen wären.

Erst verlässliche Inventurdaten schließen diese Lücke. Sie ermöglichen es, Soll- und Ist-Bestände zu vergleichen und Abweichungen transparent zu machen. Moderne Kassen- und Warenwirtschaftssoftware kann oft Inventurzahlen verarbeiten. Fehlen diese, bleibt ein Teil des Warenflusses verborgen.

Mit regelmäßiger Inventur lassen sich Unregelmäßigkeiten sofort erkennen – etwa negative Bestände, die auf Diebstahl oder falsche Portionierung hindeuten. Die Ergebnisse können mit den Verkaufszahlen abgeglichen werden, um z.B. Auffälligkeiten beim Wareneinsatz festzustellen. Ohne Inventur bleibt dies dem Zufall überlassen.

Die Konkurrenz jedoch nutzt längst digitale Systeme, um Daten per Mausklick auszuwerten. Hier mitzuhalten erfordert, die eigenen Kennzahlen ebenso sorgfältig zu erheben. Wer versucht, ohne Inventurzahlen „im Blindflug“ zu steuern, riskiert vermeidbare Verluste. Deshalb sollte die Inventur ein fester Bestandteil des Betriebsablaufs sein – idealerweise in kurzen Intervallen.

Viele Fachleute empfehlen sogar eine wöchentliche Inventur der wichtigsten Artikel, stets zum gleichen Termin, um konsistente und aktuelle Zahlen zu erhalten. Damit wird die Warenwirtschaft mit echten Ist-Daten versorgt und kann ihr volles Potenzial entfalten.

Digitales Inventur Tool: Mit BarBrain Verluste reduzieren und Effizienz steigern

Zum Glück muss Inventur heute nicht mehr bedeuten, stundenlang mit Klemmbrett durch Keller und Kühlkammer zu laufen. Die digitale Inventurlösung BarBrain wurde speziell für Gastronomie und Hotellerie entwickelt, um Inventuren einfacher, schneller und genauer zu machen.

Statt zeitraubender Zählaktionen mit Stift und Papier kannst du heute dein Lager digitalisieren. Eine intuitive App ersetzt analoge Prozesse – alle Artikel, vom Wein bis zum Putzmittel, lassen sich bequem per Smartphone oder Tablet erfassen. Das Ergebnis: bis zu 60% Zeitersparnis bei der Bestandsaufnahme. Wo früher ein halber Tag Inventur draufging, genügen jetzt oft ein paar Stunden.

Digitale Prozesse minimieren dabei Fehlerquellen: Mengen und Füllstände werden präzise erfasst, kein nachträgliches Abtippen oder Schätzen. Das erhöht die Genauigkeit, Schwund und Abweichungen werden sofort sichtbar.

Gleichzeitig ist die Handhabung denkbar einfach! BarBrain lässt sich auf mehreren Geräten parallel nutzen, damit das Team die Inventur gemeinsam in Rekordzeit erledigt.

Es ist die digitale Lösung für Gastronomie und Hotellerie. Über 1.000 Betriebe nutzen BarBrain bereits.

Sie verlassen sich auf zuverlässige Inventurzahlen für ihre Entscheidungen. Egal, ob kleine Bar oder große Hotelkette – die digitale Inventur passt sich an. Sie liefert jederzeit abrufbare Übersichten. Sorgen vor Verlusten oder unbekannten Lagerbeständen gehören damit der Vergangenheit an.

Fazit: Eine digitale Inventur schützt vor Verlusten und Fehlern. Sie spart Zeit und Nerven. Außerdem ist sie wichtig für ein gutes Warenwirtschaftssystem.

Wenn du in deinem Betrieb nicht mehr über Bestände raten möchtest, ist es Zeit für moderne Lösungen. Mit BarBrain kannst du dir in einer unverbindlichen Demo zeigen lassen, wie einfach Inventur in Gastronomie und Hotellerie sein kann – und so dein Rückgrat der Warenwirtschaft nachhaltig stärken.

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