Datenmanagement in der Gastronomie: Wie du Excel und Zettelwirtschaft hinter dir lässt

Ohne digitales Controlling wird Datenmanagement in der Gastronomie zur Zeit- und Fehlerfalle.

Gastbeitrag von Simone Kahlert, Expertin für digitales Datenmanagement in der Gastronomie bei MEINbusiness.

Wer in der Gastronomie den Überblick behalten will, muss mit Zahlen arbeiten. Doch viele Betriebe kämpfen noch immer mit Excel-Listen, Belegen und Zeitfressern. Simone Kahlert zeigt, wie modernes Controlling in der Gastronomie funktionieren kann – automatisiert, zentral und ohne Excel-Chaos.

Ob Warenwirtschaft, digitale Buchhaltung oder Software für die Gastro: Wer hier auf smarte Tools setzt, spart nicht nur Zeit, sondern trifft auch fundiertere Entscheidungen. Warum also mit Tabellen kämpfen, wenn es intelligente Lösungen gibt?

Moderne Warenwirtschaftssysteme für die Gastronomie

In der Gastronomie, wo geringe Gewinnmargen und steigende Kosten zum Alltag gehören, wird effizientes Controlling zur Überlebensfrage. Tägliche Entscheidungen müssen zunehmend auf belastbaren Unternehmenszahlen basieren. Gerade deshalb ist die Digitalisierung von Controlling-Prozessen in der Gastronomie heute wichtiger denn je.

Stellen wir uns vor, es gäbe eine Gastronomie Software, die die aufwendige und fehleranfällige Datenpflege vollständig übernimmt – was würde das für die Gastronomie Buchhaltung bedeuten?

Hier gibt es ein großes Problem. Viele Gastronomen haben Schwierigkeiten, ihre Daten zu erfassen. Sie haben auch Probleme bei der Verwaltung und Analyse dieser Daten. Das gilt besonders, wenn sie weiterhin auf alte Werkzeuge wie Excel-Tabellen setzen.

Die Herausforderung: Datenvielfalt, Inkonsistenzen und erheblicher Personalaufwand

Die Komplexität der Datenlandschaft in der Gastronomie stellt ein zentrales Problem dar. Informationen von Lieferanten liegen häufig in uneinheitlichen Formaten vor und folgen selten standardisierten Strukturen. Dies führt zu unvollständigen Datensätzen und Inkonsistenzen. Diese Probleme erschweren die Vergleichbarkeit von Preisen. Auch die Verwaltung von Artikelinformationen wird schwieriger. Zudem beeinträchtigen sie die Qualität und Aussagekraft der Berichte.

Zusätzlich besteht ein großer Personalaufwand. Die Pflege, Kontrolle und Aufbereitung dieser Daten ist wichtig. Dazu gehören Preis- und Artikelinformationen, sowie Inhaltsstoffe, Allergene und Nährwerte.Das erfordert viele personelle Ressourcen. Ohne effiziente Automatisierungslösungen wächst dieser Aufwand schnell zu einer zusätzlichen Belastung, die mit klassischen Warenwirtschaftssystemen allein kaum zu bewältigen ist.

Excel als Werkzeug: So viel Zeit kostet dich manuelle Datenpflege wirklich

Folgend wird verdeutlicht, warum Excel für die Gastronomie-Datenverwaltung oft ungeeignet ist. Wir werfen einen Blick auf die einzelnen Schritte, die nötig sind, um einen einfachen Soll-Ist-Warenabgleich durchzuführen. Dieser Prozess muss regelmäßig – oft mehrmals pro Woche – für jede Bestellung wiederholt werden, um aktuelle Daten zu erhalten.

1. Datenerfassung: Sammeln aller Eingangsrechnungen und manuelles Eingeben der Daten in Excel.
2. Datenbereinigung: Überprüfen der Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit, manuelle Korrektur von Fehlern.
3. Kategorisierung: Zuordnung der Artikel zu Produktgruppen, manuelle Anpassung bei Inkonsistenzen zwischen den Lieferanten.
4. Einheitsanpassung: Umrechnung von Lieferantenangaben in eine standardisierte Einheit (z.B. von Trägern zu Einzeldosen).
5. Preisvergleich: Erstellung separater Spalten für die Preise pro Einheit, manuelle Berechnung zum Vergleich der Lieferantenpreise.
6. Analyse von Inhaltsstoffen und Nährwerten: Manuelle Eingabe dieser Informationen für jedes Produkt, falls notwendig.
7. Berichterstellung: Zusammenstellung der Daten in Berichtsform, manuelle Erstellung von Diagrammen und Tabellen für die Analyse.

Dieser manuelle Prozess ist nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. In der Folge leidet die Zuverlässigkeit der daraus resultierenden Entscheidungsgrundlagen. Genau hier setzt eine professionelle, digitale Lösung wie MEINbusiness an.

MEINbusiness bietet eine intelligente Lösung für modernes Controlling

Statt Zahlen mühsam aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, integriert das System alle relevanten Daten automatisch, zentral und tagesaktuell. Durch die Automatisierung des Datenmanagements und die Vereinheitlichung der Lieferantendaten reduziert MEINbusiness den manuellen Aufwand erheblich, schließt Informationslücken und schafft eine transparente Grundlage für operative und strategische Entscheidungen.

Automatisiertes Datenmanagement für vollständige Transparenz

Durch die direkte Anbindung an Lieferanten und die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen sorgt MEINbusiness für ein vollständiges, fehlerfreies Berichtswesen. Schluss mit Suchen, Abgleichen oder Nacharbeiten: Du erhältst jederzeit aktuelle und übersichtliche Berichte, die dir helfen, deine Betriebsleistung zuverlässig zu überwachen. Damit gewinnst du wertvolle Zeit zurück – für dein Team, deine Gäste und dein Wachstum.

Optimierte Finanzprozesse – nahtlos und fehlerfrei

Auch in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater setzt MEINbusiness neue Maßstäbe. Anstatt am Monatsende aufwendig Belege zu sammeln oder Excel-Listen zu erstellen, kannst du alle vorkontierten Rechnungen inklusive zugehöriger PDFs direkt exportieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler und sorgt für eine revisionssichere Archivierung deiner Unterlagen über zehn Jahre. Auf Wunsch erhält dein Steuerberater sogar direkten Zugang, was die Finanzverwaltung weiter vereinfacht.

Digitale Datenkompetenz für nachhaltigen Erfolg

In einem Umfeld, das von Kostendruck und Personalmangel geprägt ist, wird digitales Controlling zur Überlebensstrategie. Mit einem Tool wie MEINbusiness gelingt der Umstieg von manueller Datenpflege hin zu echter Transparenz: Lieferanten, Preise, Lager – alles im Blick, alles in Echtzeit.

Die Gastronomie- und Hotelleriebranche von ist von Kostendruck und Personalmangel geprägt. Ein präzises, effizientes und aktuelles Datenmanagement wird dabei zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Lieferanten, Preise, Lager – alles im Blick, alles in Echtzeit.

Statt Excel-Dateien zu wälzen, setzt du auf Automatisierung, klare Reports und eine intuitive Benutzeroberfläche – speziell für die Bedürfnisse der Gastronomie entwickelt.

MEINbusiness ist deine smarte Lösung in der Gastronomie Planung – für ein digitales Controlling in der Gastronomie. Die Software digitalisiert sämtliche Unternehmensdaten, analysiert sie in Echtzeit und liefert dir klare, visuelle Berichte – tagesaktuell und übersichtlich. So kannst du deine Gastronomie- oder Hotelleriebetriebe gezielt optimieren, fundierte Entscheidungen treffen und operative Abläufe effizient steuern.

Mit digitaler Warenwirtschaft, weniger manuellem Aufwand und einem zentralen Dashboard schaffst du endlich Transparenz – für mehr Kontrolle, Zeitersparnis und nachhaltigen Erfolg!

Jetzt durchstarten mit dem effizienten Datenmanagement!

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• 🚀 Kostenlose Digitalberatung: In einem persönlichen Gespräch analysieren wir deine Anforderungen und empfehlen dir Lösungen für dein Datenmanagement.
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