Digitale Zeiterfassung 2026: So machst du deinen Betrieb rechtssicher

Was, wenn plötzlich die Kontrolle kommt?

Du kennst das Gefühl: Der Laden ist voll, die Küche brummt, draußen wartet die nächste Gruppe. Plötzlich steht ein Kontrolleur im Gastraum. „Könnten Sie mir bitte lückenlos alle Arbeitszeiten der letzten Monate zeigen?" Plötzlich wird aus Alltagsstress echter Druck.

Genau das wird 2026 Normalität. Nach EuGH- und BAG-Rechtsprechung wird die Pflicht zur objektiven, verlässlichen und zugänglichen Arbeitszeiterfassung gesetzlich verankert.

Die Pflicht zur digitalen und rechtssicheren Zeiterfassung gilt für alle. Da ist egal, wie oft der Plan sich ändert.

Auch wenn das Team aus Aushilfen besteht, müssen alle mit digitalen Mitteln arbeiten. Wer weiterhin Zettel, Excel oder handschriftliche Listen nutzt, riskiert hohe Bußgelder, Nachweispflichten und hohe Prozesskosten.

Warum jetzt vorsorgen?

• Bußgeldrisiken bei Verstößen gegen die Dokumentationspflicht
• Zeitverlust durch manuelle Korrekturen und Nachträge
• Unzufriedenheit im Team, wenn Arbeitszeiten intransparent bleiben und es anderswo moderner, fairer und transparenter läuft.

Die gute Nachricht: Mit einer cleveren digitalen Lösung wie Papershift wird die Zeiterfassung einfacher. Und Du wirst als Arbeitgeber attraktiver.

Gesetzliche Eckpunkte 2026: Was gilt konkret?

• Pflicht zur objektiven, verlässlichen, zugänglichen Arbeitszeiterfassung
• Tagesaktualität, Aufbewahrung, Datenschutzanforderungen
• Gleitzeit, Schichtbetrieb, Minijobs, Aushilfen und Homeoffice
• Schnittstelle zu Entgelttransparenz und Nachweisgesetz

Ab 2026 gelten klare Regeln, die keine Grauzonen mehr zulassen. Die wichtigsten Anforderungen auf einen Blick:

• Arbeitszeiterfassung digital – manipulationssicher, lückenlos und tagesaktuell
• Zugänglichkeit für Mitarbeitende – sie müssen ihre Zeiten jederzeit einsehen können
• Aufbewahrungspflicht über mehrere Jahre hinweg, revisionssicher und DSGVO-konform
• Datenschutz – personenbezogene Daten dürfen nur zweckgebunden verarbeitet werden

Besonders in der Gastronomie gilt:

• Auch Minijobs, Aushilfen und Saisonkräfte müssen erfasst werden
• Gleitzeit, Schichtmodelle und Homeoffice-Arbeitszeiten sind einzubeziehen
• Die Daten bilden künftig die Grundlage für Prüfungen nach Nachweisgesetz und Entgelttransparenzgesetz

Mit einer elektronischen Stempeluhr und einer Cloud-Lösung wie Papershift bist Du rechtssicher. Du sparst Zeit und vermeidest teure Fehler.

Praxis in der Gastronomie: Typische Herausforderungen

• Unregelmäßige Schichten, Mehrarbeit, kurzfristige Änderungen
• Mobile Teams, mehrere Standorte, Saisonspitzen
• Papierlisten und analoge Stempeluhren als Risiko (Fehler, DSGVO, Nachvollziehbarkeit)

Du kennst das: Der Laden ist voll, ein Mitarbeiter fällt spontan aus, ein anderer springt ein. Das Problem mit unsauber erfassten Arbeitszeiten: Am Monatsende weiß niemand mehr genau, wer wann wie lange gearbeitet hat. Diese alltäglichen Herausforderungen kosten Nerven, Zeit und bald auch Geld.

Typische Stolperfallen im Gastro-Alltag:

• Unregelmäßige Schichten durch Krankheit, Stoßzeiten oder spontane Planänderungen
• Mehrarbeit und Überstunden, die auf Papierlisten untergehen
• Mobile Teams an verschiedenen Standorten oder in wechselnden Schichten
• Manuelle Nachträge, die unleserlich, unvollständig oder verloren sind

Die Risiken dabei:

• Bußgelder bei fehlender oder fehlerhafter Dokumentation
• Vertrauensverlust im Team, wenn Abrechnungen nicht nachvollziehbar sind
• Hohe Prozesskosten, wenn Streitigkeiten über Arbeitszeiten eskalieren

Digitale Zeiterfassung schafft Transparenz, entlastet Dich und Dein Team – und macht Deinen Betrieb rechtssicher.

Praxisbeispiel: Elektronische Zeiterfassung im Schichtbetrieb

• Ausgangslage: Papierlisten, Nachtragungen, viele Korrekturen vor Lohnlauf
• Umsetzung: App + Terminal, Soll/Ist-Abgleich, automatische Zuschläge
• Ergebnis: 50–70% weniger Korrekturen, schnellere Lohnfreigabe, weniger Rückfragen

Ein mittelgroßes Restaurant mit 30 Mitarbeitenden kämpfte jahrelang mit handschriftlichen Stundenzetteln. Unleserliche Einträge, nachträgliche Korrekturen und ständige Rückfragen vor dem Lohnlauf waren die Folge. Der Stress für Geschäftsführung und Team war enorm.

Mit der Einführung der Papershift Zeiterfassung änderte sich alles:

• Mitarbeitende stempeln digital ein und aus – per App oder am Terminal im Eingangsbereich
• Pausen, Zuschläge und Arbeitszeitmodelle werden automatisch berücksichtigt
• Schichtleiter sehen in Echtzeit, wer anwesend ist, und können flexibel reagieren

Das Ergebnis nach drei Monaten:

• 50–70% weniger Korrekturen vor dem Lohnlauf
• Schnellere Freigabe für die Buchhaltung
• Deutlich höhere Zufriedenheit im Team durch Transparenz

Ein echter Gamechanger – für mehr Struktur, Fairness und Effizienz im Betrieb.

Digitale Lösung: Wie Papershift die Zeiterfassung vereinfacht

• Funktionen: Digitale Stempeluhr, App für mobile Zeiterfassung, Geofencing, Kiosk‑Modus, Rollen‑ und Rechte
• Dienstplan‑Integration: Schichtzuweisung, Soll/Ist‑Abgleich, Abwesenheiten
• Reporting & Export: Lohnvorbereitung, Schnittstellen zu Lohnprogrammen
• Compliance: Protokollierung, Manipulationssicherheit, revisionssichere Historie
• Technik: Cloud‑Lösung, Hosting Deutschland, Datenschutz und Ausfallsicherheit

Von der kleinen Eisdiele bis zum Hotel mit mehreren Restaurants: Papershift passt sich Deinem Betrieb an. Die HR-Software ist eine All-in-One-Lösung. Sie dient zur Zeiterfassung, Dienstplanung und Personalverwaltung – speziell für die Gastronomie entwickelt..

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Digitale Stempeluhr via App, Browser oder Kiosk-Terminal – flexibel für jeden Einsatzort
• Mobile Zeiterfassung mit Geofencing – Zeiten werden nur am definierten Standort erfasst
• Dienstplan-Integration mit automatischem Soll/Ist-Abgleich und Schichtzuweisung
• Rollen- und Rechteverwaltung, damit jeder nur Zugriff auf das Notwendige hat
• Reporting & Export für reibungslose Lohnvorbereitung und Schnittstellen zu DATEV & Co.
• Revisionssichere Protokollierung – jede Änderung wird dokumentiert, Prüfungen werden zum Kinderspiel

Papershift ist eine Cloud-Lösung made in Germany: ISO-zertifiziert, DSGVO-konform, mit automatischen Backups und höchster Verfügbarkeit.

Was das im Alltag bedeutet, erklärt Lara, Kellnerin im Café Bar Malefiz, so:

„Früher hing der Plan einfach ausgedruckt in der Küche und wenn man nicht da war, hatte man Pech. Jetzt sehe ich jederzeit, wann ich arbeite, wer sonst eingeteilt ist und ob Urlaube genehmigt sind. Gerade bei uns im Gastro Alltag ist es gut, schnell auf sowas zugreifen zu können. Man spart sich einfach Zeit und Abstimmungsaufwand."

Das smarte Zusammenspiel von digitaler Zeiterfassung und einem klaren Dienstplan spart Dir und Deinem Team viel Zeit. Das gilt für das Planen, Abstimmen, Kontrollieren und Auswerten.

Durch die Transparenz und Vernetzung werden Fehler vermieden, Nachfragen minimiert und alle fühlen sich bestens informiert. Als Arbeitgeber bist Du modern und digital. Du hast das Image eines attraktiven Unternehmens im Gastgewerbe. Hier wird Wertschätzung und Effizienz großgeschrieben.

Genau diese Erleichterung – für Dich und Dein Team – macht Papershift zum unverzichtbaren Werkzeug für moderne Gastronomie-Betriebe.

Kein Chaos mehr, keine verlorenen Zettel, nur noch Klarheit und Fairness.

Webinar-Aufzeichnung: Wissen vertiefen und direkt umsetzen

Du willst wissen, wie Du die Umstellung konkret angehst und alle rechtlichen Anforderungen sicher erfüllst? Die Aufzeichnung des Webinars „Zwischen Plätzchen und Paragrafen: Was sich 2026 bei Zeiterfassung & Entgelt ändert" von LUSINI x Papershift steht Dir jetzt kostenlos zur Verfügung.

Das erwartet Dich:

• Kompakter Rechts-Überblick zu den neuen Anforderungen 2026
• Live-Demo der Papershift Zeiterfassung mit echten Gastro-Beispielen
• Experten-Antworten auf häufige Fragen zur digitalen Zeiterfassung
• Checkliste zum Download für Deine eigene Umsetzung im Betrieb

Nutze die Chance: Jetzt kostenlos ansehen, individuelles Wissen mitnehmen und direkt starten.

Schritt‑für‑Schritt: Umsetzung im Betrieb

Die Einführung digitaler Zeiterfassung gelingt mit einem strukturierten Plan besonders reibungslos. So gehst Du vor:

1. Ist-Analyse durchführen: Wie erfasst ihr aktuell? Wo gibt es Lücken oder Fehlerquellen?
2. Rechtliche Mindestanforderungen abgleichen: Welche Punkte müssen bis 2026 erfüllt sein?
3. Software auswählen und testen: Papershift bietet 14 Tage kostenfreie Testphase
4. Rollout planen: Geräte einrichten, Team schulen, Verantwortlichkeiten festlegen
5. Schnittstellen einrichten: Lohnprogramme, HR-Systeme und Exportformate anbinden
6. Monitoring einführen: Regelmäßige Reports und Audits sichern langfristige Compliance

Tipp: Starte mit einem Pilotteam, hole Feedback ein und optimiere den Prozess, bevor Du den vollständigen Rollout machst. So vermeidest Du Anlaufschwierigkeiten und holst Dein Team von Anfang an mit ins Boot.

Jetzt auf digital umstellen – mit Webinar-Wissen schneller ans Ziel

2026 bringt klare gesetzliche Pflichten und neue Prüfungsanforderungen – gerade für Gastronomiebetriebe mit flexiblen Schichten und wechselnden Teams. Doch wer jetzt auf digitale Cloud-Lösungen wie Papershift setzt, verwandelt die Pflicht in eine Chance. So gibt es mehr Effizienz, weniger Fehler und ein motiviertes Team.

Deine Handlungsempfehlung:

• Prozesse jetzt prüfen und Schwachstellen identifizieren
• Software testen und im Pilotbetrieb optimieren
• Rollout planen und Team einbinden
• Webinar-Aufzeichnung ansehen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein

Du möchtest rechtssicher in die digitale Zeiterfassung starten? Wir unterstützen dich auf drei Wegen:

• 🎓 Webinar-Aufzeichnung: „Zwischen Plätzchen und Paragrafen" – rechtlicher Überblick, Live-Demo und Expertenantworten zur Zeiterfassung 2026. Jetzt kostenlos ansehen.
• 🚀 Kostenlose Digitalberatung: In einem persönlichen Gespräch analysieren wir deinen Betrieb und zeigen dir passende digitale Lösungen für Zeiterfassung und Dienstplanung.
• 🎯 Demo anfragen: Erlebe live, wie Papershift Zeiterfassung, Schichtplanung und Lohnvorbereitung vereint – unverbindliche Kurz-Demo mit einem unserer Experten.

💡 Tipp: Nutze unseren WhatsApp-Service für eine schnelle und unkomplizierte Erstberatung. Unsere Experten helfen dir bei allen Fragen rund um das Thema Reservierungssysteme und Digitalisierung in der Gastronomie.