E-Rechnung: Pflicht für die Gastronomie ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung, also eine elektronische Rechnungsstellung, auch für Gastronomiebetriebe verpflichtend. Restaurants, Cafés und Caterer müssen Rechnungen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen. Diese Regelung im Wachstumschancengesetz fördert Digitalisierung, vereinfacht Prozesse und erhöht die Transparenz im Rechnungswesen. Was bedeutet das für die Gastronomie, und wie können Betriebe sich optimal darauf vorbereiten? Besonders wichtig ist hierbei die Einhaltung der Vorschriften gemäß § 14 UStG, die die ordnungsgemäße Ausstellung und Berichtigung von Rechnungen regeln.

Hintergrund und Einführung

Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) ist ein bedeutender Schritt zur Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen, die B2B-Umsätze ausführen, verbindlich. Diese Maßnahme soll den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern erleichtern und die Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen. Durch die Nutzung der E-Rechnung können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Fehler reduzieren und die Transparenz erhöhen. Die E-Rechnung ermöglicht eine schnellere und kostengünstigere Abwicklung von Rechnungen, was insbesondere für die Gastronomie von Vorteil ist.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dargestellt wird. Dies ermöglicht die elektronische Übermittlung und den Empfang von Rechnungsinhalten sowie die automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Die E-Rechnung muss den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, die sicherstellt, dass die Rechnungsdaten standardisiert und interoperabel sind. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD stellen sicher, dass Rechnungen gesetzeskonform und leicht verarbeitbar sind. Die XRechnung ist ein XML-Format für elektronische Rechnungen in Deutschland, entwickelt für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern.

Warum ist die E-Rechnung Pflicht auch für Gastronomie-Unternehmen?

In der Gastronomie ist Effizienz ein entscheidender Faktor. Gäste erwarten schnelle und unkomplizierte Abläufe – das gilt nicht nur für den Service, sondern auch für die Abrechnung. Die Einführung der E-Rechnung bietet hier zahlreiche Vorteile:

• Schnellere Prozesse: Rechnungen können direkt elektronisch weiterverarbeitet werden, ohne manuelle Eingabe.

• Kostenreduktion: Papier und Portokosten entfallen, ebenso wie potenzielle Fehler durch manuelle Übertragungen.

• Nachhaltigkeit: Digitale Rechnungen schonen die Umwelt, was insbesondere umweltbewusste Gäste schätzen.

Für Gastronomen ist die Umstellung eine Chance, die betriebliche Effizienz zu steigern und sich als moderner Betrieb zu positionieren. Im B2B-Bereich müssen rechtliche Vorgaben beachtet werden, darunter neue Vorschriften wie Berichtssysteme für grenzüberschreitende Umsätze.

Was ändert sich ab 2025 mit der E-Rechnungspflicht?

Bisher konnten Gastronomiebetriebe Rechnungen in Papierform oder als unstrukturiertes PDF versenden. Ab 2025 gelten diese Formate als „sonstige Rechnungen“ und erfüllen nicht mehr die Anforderungen für eine E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar und in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.

Beispiele für zulässige Formate:

• XRechnung: Speziell für die öffentliche Verwaltung und B2B-Transaktionen geeignet.

• ZUGFeRD: Ein Format, das eine PDF-Datei mit strukturierten Daten kombiniert.

Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD sind wichtig, da sie die neuen Vorgaben erfüllen und europäischen Normen entsprechen.

Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung

Unternehmen, die B2B-Umsätze ausführen, sind ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen im strukturierten Format auszustellen. Die E-Rechnungspflicht sorgt für maschinenlesbare, standardisierte Rechnungen und verbessert Effizienz sowie Genauigkeit im Rechnungswesen. Unternehmen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, können mit Ordnungswidrigkeiten belegt werden. Gastronomen sollten ihre Systeme rechtzeitig anpassen, um Vorgaben zu erfüllen und Strafen zu vermeiden.

Wer ist in der Gastronomie betroffen?

Die Regelung betrifft alle gastronomischen Unternehmen, die Dienstleistungen für andere Unternehmen (B2B) erbringen. Ab 2025 müssen Unternehmer E-Rechnungen empfangen und ausstellen, um das Umsatzsteuergesetz zu erfüllen und Vorsteuerabzüge zu sichern.

Dazu zählen unter anderem:

• Caterer, die Veranstaltungen für Unternehmen ausrichten.

• Restaurants und Cafés, die Geschäftsessen oder Tagungen abrechnen.

• Hotel-Restaurants, die Leistungen an Firmenkunden erbringen.

Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, ebenso wie Rechnungen für Kleinbeträge unter 250 Euro.

Ausstellung und Empfang von E-Rechnungen

E-Rechnungen können per E-Mail, Schnittstelle, zentralem Speicher oder Internetportal ausgestellt und empfangen werden, um den Bedürfnissen der Unternehmen zu entsprechen. Wichtig ist, dass die E-Rechnung in elektronischer Form vorliegt und in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt wird. Diese Formate sorgen für maschinenlesbare, standardisierte Rechnungen, die elektronische Verarbeitung und mehr Effizienz im Rechnungswesen ermöglichen.

Vorteile der E-Rechnung für Gastronomen

Die Umstellung mag auf den ersten Blick wie ein Mehraufwand erscheinen, doch langfristig profitieren Gastronomen von der Einführung der E-Rechnung:

• Zeitersparnis: Digitale Rechnungen reduzieren die Bearbeitungszeit erheblich.

• Fehlerfreiheit: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko von Eingabefehlern.

• Imageaufwertung: Moderne Technologien vermitteln Gästen und Geschäftspartnern ein professionelles Bild.

• Steuerliche Vorteile: Eine klare digitale Dokumentation erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt.

Herausforderungen für gastronomische Betriebe

Technische Anpassungen

Viele Kassensysteme und Buchhaltungsprogramme in der Gastronomie müssen möglicherweise aktualisiert werden, um die Anforderungen der E-Rechnung zu erfüllen. Die E-Rechnungsverordnung erfordert technische Anpassungen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die elektronische Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen zu ermöglichen. Gastronomen sollten rechtzeitig prüfen, ob ihre Software kompatibel ist, und gegebenenfalls aufrüsten.

Übergangsfristen

Bis Ende 2026 können Gastronomiebetriebe noch „sonstige Rechnungen“ verwenden, z. B. ein PDF. Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben sogar bis Ende 2027 Zeit, die Umstellung abzuschließen. PDF-Rechnungen sind lesbar, während E-Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Mitarbeiterschulungen

Damit die Umstellung reibungslos verläuft, ist es wichtig, dass das Personal den Umgang mit der neuen Technologie versteht. Schulungen zu den neuen Prozessen und gesetzlichen Vorgaben sind unverzichtbar. Dabei ist es entscheidend, dass die Informationen korrekt und vollständig sind, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten.

Rechnungsberichtigung und Vorsteuerabzug

Eine ausgestellte E-Rechnung kann vom Rechnungsaussteller berichtigt werden, falls Fehler auftreten. Der Vorsteuerabzug ist jedoch nur möglich, wenn die E-Rechnung den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine sonstige Rechnung, die nicht diesen Anforderungen entspricht, berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Gastronomen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen korrekt und gesetzeskonform sind, um Steuervorteile zu nutzen und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Praxisbeispiele: Wie die E-Rechnung Prozesse in der Gastronomie erleichtert

Die Einführung der E-Rechnung bringt Vorteile für verschiedene Szenarien in der Gastronomie mit sich:

• Optimierter Bezahlprozess: Moderne Kassensysteme wie leafsystems oder orderbird ermöglichen, Rechnungen direkt in einem E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen. Dadurch entfällt das manuelle Nachbearbeiten, und die Rechnung kann direkt an den Geschäftskunden weitergeleitet werden. Rechnungssteller müssen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen den formalen Anforderungen entsprechen, um Vorsteuerabzüge und eine korrekte Verarbeitung durch die Finanzverwaltung zu gewährleisten.

• Einfache Integration bei großen und kleinen Betrieben: Egal ob ein kleines Café oder ein großes Restaurant – die richtigen Kassensysteme vereinfachen die Abwicklung. Sie integrieren nahtlos die Erstellung und Speicherung digitaler Rechnungen, was sowohl die Buchhaltung als auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern erleichtert.

• Flexibilität bei verschiedenen Anforderungen: Catering-Unternehmen, die für Geschäftskunden arbeiten, können die Rechnungen direkt elektronisch versenden, wodurch der Abrechnungsprozess beschleunigt wird. Gleichzeitig können kleinere Betriebe die Übergangsfristen nutzen, um schrittweise auf die neue Technologie umzustellen.

• Transparenz und Steuerkonformität: Kassensysteme wie degaso Gastrokasse ermöglichen nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, sondern dokumentieren auch alle Transaktionen digital und manipulationssicher. Dies ist besonders nützlich bei der Zusammenarbeit mit dem Finanzamt und bei Betriebsprüfungen.